بیشتر صاحبان مغازه وقتی می‌شنوند «حسابداری»، یاد دفتر روزنامه و سند و تراز می‌افتند. اما برای یک کسب‌وکار کوچک، چیزی که واقعاً لازم دارید جواب چند سؤال ساده است: امروز چقدر فروختم؟ این ماه چقدر خرج کردم؟ چه کسی به من بدهکار است؟ چه کالایی دارد تمام می‌شود؟ و در نهایت: سود کردم یا نه؟
۱. فروش روزانه
هر فروش را ثبت کنید، حتی فروش‌های نقدی کوچک. برای هر فروش این‌ها کافی است: تاریخ، اقلام یا مبلغ، روش دریافت (نقد، کارت، کارت‌به‌کارت) و اگر نسیه است، نام مشتری. اگر ثبت تک‌تک فروش‌ها ممکن نیست، دست‌کم جمع فروش هر روز را به تفکیک روش دریافت ثبت کنید و با موجودی صندوق و حساب تطبیق دهید.
۲. هزینه‌ها
هزینه‌ها را در چند دستهٔ ثابت ثبت کنید تا آخر ماه بشود مقایسه کرد:
- خرید کالا (برای فروش)
- اجاره
- حقوق و دستمزد
- قبوض (برق، آب، گاز، اینترنت)
- حمل‌ونقل
- تبلیغات
- سایر
یک قانون مهم: پول شخصی و پول مغازه را جدا کنید. اگر از صندوق برای خرج خانه برمی‌دارید، آن را به‌عنوان «برداشت شخصی» ثبت کنید، نه هزینهٔ مغازه؛ وگرنه هیچ‌وقت سود واقعی را نمی‌فهمید. برای جزئیات، راهنمای مدیریت هزینهٔ کسب‌وکار را ببینید.
۳. موجودی کالا
برای هر کالا قیمت خرید، قیمت فروش و موجودی را داشته باشید. وقتی فروش ثبت می‌شود، موجودی باید کم شود. هر چند وقت یک‌بار شمارش کنید و با عدد ثبت‌شده مقایسه کنید؛ اختلاف یعنی ثبت جاافتاده، ضایعات یا مشکل جدی‌تر. راهنمای انبارداری فروشگاه کوچک این بخش را کامل توضیح داده است.
۴. بدهکاران و طلبکاران
فروش نسیه بدون ثبت، پولی است که احتمالاً هیچ‌وقت برنمی‌گردد. برای هر مشتری نسیه، مبلغ، تاریخ و پرداخت‌ها را ثبت کنید. همین کار را برای خریدهای نسیه از تأمین‌کننده‌ها هم بکنید. در مطلب فروش نسیه و مدیریت بدهکاران روش پیگیری را مفصل گفته‌ایم.
۵. گزارش ماهانه
آخر هر ماه یک گزارش ساده بگیرید:
- جمع فروش
- بهای کالای فروخته‌شده (قیمت خرید همان کالاهایی که فروختید)
- جمع هزینه‌های جاری
- سود = فروش − بهای کالای فروخته‌شده − هزینه‌ها
فرق «پول در حساب» با «سود» را در مطلب محاسبهٔ سود واقعی فروشگاه توضیح داده‌ایم.
دفتر، اکسل یا نرم‌افزار؟
- دفتر کاغذی: شروع ساده است، اما جمع زدن و گزارش گرفتن سخت است و احتمال گم شدن دارد.
- اکسل: انعطاف دارد، اما با موبایل راحت نیست، موجودی خودکار کم نمی‌شود و خطای فرمول رایج است.
- نرم‌افزار ساده: فروش، موجودی و بدهی مشتری به هم وصل‌اند و گزارش آماده است.
مانیار برای کسب‌وکارهای کوچک دقیقاً همین پنج بخش را دارد: ثبت فروش (نقد و نسیه)، هزینه‌ها با دسته‌بندی، انبار ساده، حساب مشتری‌ها و گزارش ماهانه، روی موبایل و کامپیوتر و بدون نیاز به دانش حسابداری.