در خیلی از کسب‌وکارهای کوچک، چک‌ها روی یک برگه، در دفترچه یا فقط در حافظهٔ صاحب کار ثبت می‌شوند. تا وقتی چند چک دارید مشکلی نیست؛ اما وقتی تعداد بالا رفت، یک سررسید فراموش‌شده می‌تواند به چک برگشتی، جریمه و از دست رفتن اعتبار برسد. این راهنما یک روش سادهٔ ثبت و پیگیری را توضیح می‌دهد.
دو نوع چک، دو نوع ریسک
- چکهای پرداختی (که شما کشیده‌اید): ریسک اصلی، نبودن موجودی کافی در روز سررسید است.
- چکهای دریافتی (که از مشتری گرفته‌اید): ریسک اصلی، فراموش کردن وصول یا برگشت خوردن چک مشتری است.
هر دو را باید در یک جا ببینید، چون پول چکهای دریافتی معمولاً همان پولی است که برای پاس کردن چکهای پرداختی لازم دارید.
برای هر چک چه ثبت کنیم؟
- دریافتی یا پرداختی
- مبلغ
- تاریخ سررسید، مهم‌ترین فیلد
- طرف حساب: از چه کسی گرفته‌اید یا به چه کسی داده‌اید
- بابت چه: شمارهٔ فاکتور یا شرح معامله
- شمارهٔ چک و بانک (برای پیگیری)
- عکس چک، اگر ممکن است
- وضعیت
وضعیت‌های یک چک
- در جریان: هنوز سررسید نشده
- وصول/پاس شده: پول جابه‌جا شده است
- برگشتی: باید پیگیری شود
- خرج شده یا واگذار شده: چک دریافتی را به شخص دیگری داده‌اید
همین چهار وضعیت کافی است تا در هر لحظه بدانید چه چک‌هایی باز مانده‌اند.
برنامهٔ نقدینگی بر اساس سررسیدها
وقتی همهٔ چک‌ها ثبت باشند، می‌توانید برای هفته یا ماه آینده یک برنامهٔ ساده بنویسید:
- جمع چکهای پرداختی هر هفته
- جمع چکهای دریافتی همان هفته
- موجودی فعلی حساب
اگر در هفته‌ای پرداختیها از موجودی و دریافتیها بیشتر است، از همین حالا می‌دانید باید پول جابه‌جا کنید، از مشتری پیگیری کنید یا با طرف حسابتان صحبت کنید؛ نه روز سررسید.
یادآوری، نه حافظه
بهترین سیستم هم بدون یادآوری کار نمی‌کند. برای هر چک دست‌کم یک یادآوری چند روز قبل از سررسید بگذارید؛ برای چکهای پرداختی، با فاصلهٔ کافی برای واریز.
ثبت چک در مانیار
در مانیار چکهای دریافتی و پرداختی را با مبلغ، سررسید و طرف حساب ثبت می‌کنید و قبل از هر سررسید اعلان یادآوری می‌گیرید. سررسیدهای نزدیک در داشبورد هم دیده می‌شوند. چک‌ها کنار بدهی‌ها و طلب‌ها و طلب از مشتری‌ها قرار می‌گیرند تا تصویر کامل نقدینگی را یک‌جا داشته باشید.