یکی از اشتباههای رایج در فروش این است که پیشفاکتور و فاکتور بهجای یکدیگر استفاده شوند. هر دو میتوانند شامل نام مشتری، اقلام، تعداد و قیمت باشند، اما مرحلهای که در آن صادر میشوند متفاوت است.
پیشفاکتور چیست؟
پیشفاکتور پیشنهادی برای فروش است. مشتری هنوز ممکن است درباره تعداد، قیمت، شرایط تحویل یا شیوه پرداخت تصمیم نهایی نگرفته باشد. بنابراین پیشفاکتور برای شفافکردن پیشنهاد استفاده میشود، نه برای ثبت فروش قطعی.
اگر میخواهید این سند را بهصورت آنلاین بسازید، صفحه ساخت پیشفاکتور در مانیار امکانات مرتبط را توضیح میدهد.
فاکتور نهایی چیست؟
فاکتور نهایی بعد از قطعیشدن فروش صادر میشود. در این مرحله مبلغ فروش، اقلام نهایی و وضعیت پرداخت باید مشخص باشد. اگر کالا از انبار فروخته شده، فروش نهایی همان جایی است که کاهش واقعی موجودی معنا پیدا میکند.
تفاوت فاکتور و پیشفاکتور در یک نگاه
- زمان صدور: پیشفاکتور قبل از نهاییشدن معامله؛ فاکتور بعد از فروش قطعی.
- هدف: پیشفاکتور برای پیشنهاد و توافق؛ فاکتور برای ثبت فروش.
- موجودی: پیشفاکتور نباید بهتنهایی خروج قطعی کالا ایجاد کند.
- وضعیت پرداخت: در فاکتور نهایی دریافت و مانده پرداخت اهمیت بیشتری دارد.
مثال ساده
فرض کنید مشتری برای ۲۰ عدد کالا قیمت میخواهد. شما ابتدا پیشفاکتور شامل قیمت، تعداد و شرایط را ارسال میکنید. مشتری بعداً تعداد را به ۱۵ عدد تغییر میدهد و تأیید میکند. در این نقطه فروش قطعی با ۱۵ عدد ثبت و فاکتور نهایی صادر میشود. اگر همان پیشفاکتور اول را فروش قطعی در نظر میگرفتید، موجودی و گزارش فروش اشتباه میشد.
آیا شماره پیشفاکتور و فاکتور باید یکی باشد؟
بهتر است سیستم شما هر سند را قابل پیگیری نگه دارد. مهمتر از یکسان یا متفاوت بودن شمارهها این است که نوع سند بهوضوح مشخص باشد و بتوانید سابقه تبدیل پیشنهاد به فروش را دنبال کنید.
ارسال پیشفاکتور برای مشتری
نسخه PDF برای این کار مناسب است، چون ظاهر سند در دستگاههای مختلف ثابت میماند. در مانیار میتوانید سند را به شکل فایل آماده کنید؛ برای جزئیات بیشتر راهنمای ارسال فاکتور و پیشفاکتور برای مشتری را ببینید.
جمعبندی
پیشفاکتور «پیشنهاد فروش» و فاکتور «ثبت فروش نهایی» است. جدا نگهداشتن این دو، گزارش فروش و موجودی را دقیقتر میکند و از ثبت زودهنگام درآمد جلوگیری میکند. برای آشنایی کامل با خود فاکتور هم مقاله فاکتور فروش چیست؟ را بخوانید.
برای فروش کالا، صفحه فاکتور برای فروشگاه کوچک نمونه کاربردیتری از این جریان را توضیح میدهد.