بعضی کسبوکارها برای تحویل فاکتور یا پیشفاکتور به مشتری از مهر، امضا یا هر دو استفاده میکنند. اگر تعداد فاکتورها زیاد شود، اضافهکردن دستی تصویر امضا به هر فایل هم زمانبر است و هم احتمال اشتباه را بالا میبرد.
چرا مهر و امضا را در سیستم ذخیره کنیم؟
وقتی مهر و امضا بهعنوان دارایی قابل انتخاب ذخیره شوند، لازم نیست برای هر فاکتور فایلها را دوباره پیدا کنید. همچنین اگر چند فرد مجاز به امضا هستند یا چند مهر دارید، میتوانید برای هر سند انتخاب مناسب انجام دهید.
امضای رسمشده یا تصویر آماده؟
اگر امضای دیجیتال تصویری آماده دارید، میتوانید آن را بارگذاری کنید. در سناریوهایی که امضا با موبایل یا صفحه لمسی انجام میشود، رسم مستقیم هم کاربردی است. مهم است که پسزمینه و اندازه تصویر باعث ناخوانایی فاکتور نشود.
مهر و امضا در پیشفاکتور
پیشفاکتور هنوز فروش قطعی نیست، اما ممکن است برای تأیید پیشنهاد نیاز به مهر یا امضا داشته باشد. نوع سند باید بهوضوح «پیشفاکتور» مشخص باشد تا با فاکتور نهایی اشتباه نشود. درباره این تفاوت در مقاله فاکتور و پیشفاکتور بیشتر توضیح دادهایم.
نکات امنیتی
فایل مهر و امضا بخشی از اطلاعات کسبوکار است و نباید بهصورت عمومی منتشر شود. بهتر است فقط کاربران مجاز به آن دسترسی داشته باشند و سند نهایی نیز برای مشتری مشخص ارسال شود.
استفاده در مانیار
در بخش فاکتور مانیار امکان ذخیره چند مهر و امضا، انتخاب مورد مناسب برای سند و استفاده در نسخه چاپ/PDF وجود دارد. برای دیدن سایر قابلیتها صفحه نرمافزار صدور فاکتور مانیار را ببینید.
جمعبندی
هدف از ذخیره مهر و امضا، سرعت و یکدستی فرایند صدور سند است. با مدیریت مرکزی این فایلها، فاکتورهای بعدی سریعتر آماده میشوند و لازم نیست برای هر سند یک فرایند دستی تکراری انجام دهید.