فایل PDF یکی از سادهترین روشها برای تحویل فاکتور به مشتری است؛ ظاهر سند ثابت میماند، قابل آرشیو است و مشتری میتواند آن را روی موبایل یا کامپیوتر باز کند. برای ساخت یک فاکتور PDF خوب، فقط تبدیل صفحه به فایل کافی نیست؛ اطلاعات داخل سند باید کامل و خوانا باشد.
مرحله ۱: اطلاعات کسبوکار را کامل کنید
نام کسبوکار، شماره تماس، نشانی و هر اطلاعاتی که برای مشتری لازم است را یکبار در تنظیمات ثبت کنید. این کار باعث میشود هر بار مجبور به واردکردن دوباره اطلاعات نباشید.
مرحله ۲: مشتری را مشخص کنید
برای مشتری نام و اطلاعات تماس را ثبت کنید. اگر فاکتور قرار است با ایمیل ارسال شود، ثبت ایمیل صحیح اهمیت زیادی دارد.
مرحله ۳: اقلام یا خدمات را وارد کنید
برای هر ردیف شرح، تعداد، واحد و قیمت را مشخص کنید. برای خدمات هم میتوانید شرح خدمت یا پروژه را بهعنوان ردیف فاکتور ثبت کنید.
مرحله ۴: تخفیف، مالیات و سررسید را بررسی کنید
اگر تخفیف یا مالیات دارید، آن را شفاف ثبت کنید. در فروش اعتباری، تاریخ سررسید کمک میکند پیگیری مانده مشتری سادهتر شود.
مرحله ۵: مهر و امضا را انتخاب کنید
اگر کسبوکارتان از مهر یا امضا روی فاکتور استفاده میکند، بهتر است نسخههای مورد استفاده را ذخیره کنید تا برای هر سند قابل انتخاب باشند. مقاله مهر و امضا روی فاکتور نکات بیشتری دارد.
مرحله ۶: فایل PDF را کنترل کنید
قبل از ارسال، نام مشتری، شماره فاکتور، جمع نهایی و صفحهبندی را بررسی کنید. یک اشتباه کوچک در مبلغ یا مشتری بعد از ارسال میتواند باعث رفتوبرگشت غیرضروری شود.
ساخت PDF در مانیار
در مانیار فاکتور برای چاپ و PDF آماده میشود و میتوانید فایل را برای ارسال یا نگهداری دریافت کنید. صفحه صدور فاکتور آنلاین مانیار امکانات کامل این بخش را نشان میدهد.
PDF را چطور برای مشتری بفرستیم؟
بسته به دستگاه و روش ارتباط با مشتری، میتوانید فایل را با ایمیل یا قابلیت اشتراکگذاری دستگاه ارسال کنید. جزئیات این موضوع در مقاله روشهای ارسال فاکتور برای مشتری آمده است.
جمعبندی
یک PDF حرفهای باید قبل از هر چیز اطلاعات درست داشته باشد. قالب زیبا زمانی ارزشمند است که شماره، تاریخ، اقلام، مبلغ و وضعیت پرداخت بدون ابهام باشند. با ذخیره اطلاعات تکراری و استفاده از یک جریان ثابت، صدور فاکتور روزانه بسیار سریعتر میشود.