بعد از صدور فاکتور، مرحله مهم بعدی رساندن نسخه درست به مشتری است. انتخاب روش ارسال به نوع ارتباط شما با مشتری بستگی دارد، اما در بیشتر سناریوها فایل PDF سادهترین انتخاب است.
قبل از ارسال فاکتور چه چیزهایی را بررسی کنیم؟
- نام و اطلاعات مشتری درست باشد.
- شماره و تاریخ فاکتور بررسی شود.
- اقلام، تعداد و قیمتها صحیح باشند.
- تخفیف، مالیات و مبلغ نهایی کنترل شود.
- اگر فروش اعتباری است، سررسید و مانده پرداخت روشن باشد.
ارسال فاکتور با ایمیل
ایمیل برای مشتریان شرکتی یا زمانی که میخواهید سابقه مکاتبه رسمیتر داشته باشید مناسب است. موضوع ایمیل باید واضح باشد و فایل PDF بهعنوان پیوست ارسال شود. بهتر است متن ایمیل کوتاه باشد و شماره فاکتور را ذکر کند.
در مانیار میتوانید از جریان ارسال فاکتور برای مشتری استفاده کنید و در صورت تنظیم SMTP، فاکتور را از سیستم ارسال کنید.
اشتراکگذاری فایل در موبایل
در موبایل میتوان از قابلیت Share دستگاه استفاده کرد و فایل را با برنامه موردنظر ارسال کرد. این روش برای ارتباط سریع با مشتری مناسب است. اگر مرورگر یا دستگاه اشتراکگذاری مستقیم فایل را پشتیبانی نکند، ابتدا PDF را دریافت و سپس از برنامه دلخواه ارسال کنید.
چرا لینک عمومی همیشه انتخاب خوبی نیست؟
فاکتور میتواند شامل اطلاعات مشتری و جزئیات مالی باشد. برای بسیاری از کسبوکارها بهتر است سند عمومی نشود و فایل فقط برای گیرنده ارسال شود. در مانیار فاکتورهای کسبوکار بهصورت عمومی منتشر نمیشوند.
بعد از ارسال چه کاری انجام دهیم؟
اصل فاکتور را در سیستم نگه دارید و وضعیت پرداخت را بهروز کنید. اگر مشتری فقط بخشی از مبلغ را پرداخت کرده، مانده را ثبت کنید تا پیگیری بعدی از روی اطلاعات واقعی انجام شود.
اگر هنوز فاکتور PDF نساختهاید
راهنمای ساخت فاکتور PDF را بخوانید. اگر هنوز درباره اطلاعات ضروری سند مطمئن نیستید، مقاله فاکتور فروش چیست؟ نقطه شروع خوبی است.
جمعبندی
روش ارسال مهم است، اما مهمتر از آن صحت سند و حفظ سابقه آن است. PDF خصوصی، ایمیل و اشتراکگذاری فایل سه مسیر سادهاند که میتوانند بدون انتشار عمومی اطلاعات مشتری، فرایند تحویل فاکتور را کامل کنند.