در خیلی از کسبوکارهای کوچک، فروش در یک فایل ثبت میشود و موجودی در فایل یا دفتر دیگری. این مدل تا زمانی که تعداد فروش کم است شاید جواب بدهد؛ اما با افزایش تراکنشها، فراموشکردن یک خروج یا ثبت دوباره یک فروش باعث اختلاف موجودی میشود.
اتصال فروش به انبار یعنی چه؟
یعنی وقتی یک فروش نهایی ثبت میشود، سیستم همان تعداد کالای فروختهشده را از موجودی کم کند و تاریخچه حرکت را نگه دارد. کاربر لازم نیست بعد از ثبت فروش دوباره به انبار برود و همان خروج را دستی وارد کند.
چرا پیشفاکتور نباید موجودی را کم کند؟
پیشفاکتور هنوز پیشنهاد فروش است. مشتری ممکن است تعداد را تغییر دهد یا اصلاً خرید را نهایی نکند. اگر پیشفاکتور موجودی را کم کند، عدد موجودی پیش از رخداد واقعی فروش تغییر میکند. برای جزئیات بیشتر مقاله تفاوت فاکتور و پیشفاکتور را ببینید.
پرداخت ناقص چه اثری دارد؟
قطعیشدن فروش و کاملشدن پرداخت همیشه یک لحظه نیستند. ممکن است کالا تحویل شود اما مشتری بخشی از مبلغ را بعداً بپردازد. در این حالت فروش و خروج موجودی ثبت شدهاند، اما مانده مشتری باید جدا پیگیری شود.
فروش و هزینه کالای فروختهشده
وقتی موجودی و فروش به هم متصل باشند، مدیریت بهای کالا منطقیتر میشود. خرید موجودی بهجای اینکه فوراً مثل هزینه روزمره دیده شود، در موجودی میماند و با فروش کالا معنا پیدا میکند.
جریان یکپارچه در مانیار
مانیار ماژولهای فروش، انبار و فاکتور را در کنار هم دارد تا کسبوکار کوچک مجبور نباشد یک رویداد را در چند جای مختلف دوباره ثبت کند. برای تصویر کاملتر صفحه مدیریت مالی کسبوکار کوچک را ببینید.
از کجا شروع کنیم؟
اگر هنوز موجودی کالاها را وارد نکردهاید، ابتدا مقاله انبارداری ساده برای کسبوکار کوچک را بخوانید و سپس جریان فروش را به موجودی متصل کنید.
جمعبندی
اتصال فروش و انبار یک اتوماسیون ساده اما مهم است: هر فروش قطعی یک بار ثبت میشود و اثر آن روی موجودی نیز همانجا ایجاد میشود. نتیجه، دوبارهکاری کمتر و عدد موجودی قابل اعتمادتر است.
برای پیادهسازی همین ایده در عمل، صفحه مدیریت فروش و موجودی کالا را ببینید.